Asegurando datos de ventas: Validación de inventarios, incentivos y objetivos de distribuidores
Conocer las ventas y los inventarios del canal de distribución, así como las cifras de negocio de estos con sus clientes es clave en la mayoría de sectores. Poder establecer objetivos e incentivos y medir la totalidad de las ventas directas, cruzadas, de productos o a clientes estratégicos pasa por ser fundamental.
En un mercado cada vez más competitivo, el conocimiento del comportamiento de cada uno de los canales es imprescindible. Si bien en muchos casos se obtiene información en línea y de forma automática, la realidad nos indica que no siempre es así.
En entornos tradicionales, el flujo de datos es manual. La recopilación de la información se establece a partir de procesos de reporting que ayudan a conocer de forma periódica stocks y volúmenes de venta tanto en unidades como en costes. La fiabilidad de la información a nivel individual es necesaria pues incentivos, retribuciones y rappels dependen de la calidad de los datos reportados. En este contexto, los compromisos de no interferir o conocer el precio final que aplica el distribuidor o las ventas de otros competidores, dificulta aún más las tareas de seguimiento de dichas ventas.
La validación de estas cifras supone un problema ya que la organización no puede acceder a sus propios datos en las bases de datos de sus distribuidores. La externalización de dichas tareas de comprobación parece ser la solución pues un tercero puede agregar y analizar los datos y hace de filtro respetando todos los compromisos de confidencialidad.
En este contexto, se plantea a Lean Focus encabezar el proyecto de control y validación de reportes periódicos internos de ventas, inventarios, objetivos y acuerdos indirectos de distribuidores
En base a la experiencia y metodología en proyectos similares, Lean Focus estableció los mecanismos necesarios para asegurar el éxito del proyecto.
Todas las validaciones siguen la metodología diseñada compuesta por cinco fases, destacando las jornadas de campo y el análisis exhaustivo de los datos recibidos.
En las jornadas de campo, que pueden ser tanto presenciales como remotas, se solicita toda la información necesaria para su posterior comprobación, supervisándose la extracción de la misma.
Una vez recabada toda la información en soporte digital, esta se consolida y se valida contra los datos facilitados en los informes mensuales. En el caso de encontrar discrepancias, se investigan hasta encontrar su causa.
Una vez acabado con el análisis, se presenta al cliente los resultados y las conclusiones obtenidas, comentándose con detalle el origen de las discrepancias.
Estos resultados son comentados posteriormente entre el cliente y el distribuidor, analizándo el motivo de las discrepancias encontradas, estableciéndose acciones correctoras y confirmándose los resultados correctos.
La metodología planteada para la validación de la información reportada periódicamente de inventario y ventas por los distribuidores asegura que:
- Se mantiene el compromiso de confidencialidad
- Se imposibilita el acceso a nueva información del distribuidor por parte de terceros
- El procedimiento funciona para cualquier distribuidor, desde multinacionales a microdistribuidores
- Se puede realizar validaciones tanto presenciales como remotas
- Se valoran tanto aspectos cualitativos como cuantitativos
- Se obtienen resultados claros y fiables
- Se clasifican y miden las discrepancias encontradas
- Se nos ofrece una comparativa entre distribuidores a partir de los resultados conseguidos en las validaciones
- Se establecen medidas que ayudan a reducir las discrepancias a partir de analizar y comunicar al distribuidor las anomalías encontradas